Otomatik Sohbet Atama
Otomatik sohbet atama, müşteri hizmetleri operasyonlarını optimize etmek ve müşteri taleplerine hızlı yanıt vermek için kullanılan bir özelliktir. Bu özellik, gelen sohbetleri önceden belirlenmiş kurallara göre uygun operatörlere otomatik olarak yönlendirir.
Otomatik Atama Ayarları
Otomatik Atamayı Etkinleştir: Sisteme gelen yeni veya bekleyen sohbetlerin otomatik olarak atanmasını sağlar.
Atama Gecikmesi (dakika): Otomatik atama işleminin hangi sıklıkla çalışacağını belirler. Buraya girilen süreye göre sistem, bekleyen sohbetleri belirli dakika aralıklarıyla kontrol eder ve uygun operatörlere atama yapar.
Atama Sayısı: Her atama periyodunda bir operatöre en fazla kaç sohbet atanabileceğini belirler. Bu sayede tek bir operatörün kısa sürede aşırı sayıda sohbet alması engellenir ve iş yükü dengeli dağıtılır.
Atama Sıralaması: Bekleyen sohbetlerin hangi önceliğe göre atanacağını belirler. “Son Sohbet” seçildiğinde, en son gelen sohbetler öncelikli olarak atanır. “İlk Sohbet” seçildiğinde, bekleyen listesindeki en eski sohbet öncelikli olarak atanır.
Atama Stratejisi: Sohbetlerin seçili operatörlere hangi dağıtım mantığıyla atanacağını belirler. “Sıra ile” seçeneğinde sohbetler operatörler arasında sırayla paylaştırılır; böylece operatörler arasında adil bir dağılım sağlanır.
Mesai Dışı İşlem: Otomatik Atama Saatleri sekmesinde tanımlanan mesai bitiş saatinden sonra, operatörlerin üzerindeki sohbetlerin hangi listeye taşınacağını belirler. “Bekleyen Sohbetler” seçildiğinde sohbetler Bekleyen Kişiler listesine aktarılır, “Arşivle” seçildiğinde ise Arşivlenen Kişiler listesine taşınır.
Operatör Seçimi: Otomatik atamaya dahil edilecek operatörler belirlenir. Burada seçili olan kullanıcılar, yukarıda tanımlanan kurallara göre sohbet ataması alır. Seçilmeyen operatörler otomatik atama sürecine dahil edilmez.
Bu ayarlar birlikte kullanıldığında, bekleyen sohbetlerin doğru zamanda, doğru sayıda ve doğru operatörlere dağıtılması sağlanarak operasyonel verimlilik artırılır.
Atama Saati Seçimi : Haftanın günlerine özel atama saatleri tanımlanabilir. Gün içinde birden fazla atama aralığı ekleyerek esnek mesai planları oluşturulabilir. Bu sayede bekleyen sohbetler yalnızca tanımlanan zamanlarda otomatik olarak atanır ve operasyon süreci daha verimli hale gelir.
Mesai Sonu Saati : Mesai bitiş saati belirlenir. Seçili saatte Mesai Dışı İşlem ayarında tanımlanan işlem gerçekleştirilir.
NOT :
Otomatik atama ayarından maksimum verim alabilmeniz için çok fazla bekleyen sohbetleriniz varsa arşivlemeniz önerilmektedir.